Project nieuw ECD

Op 1 juni 2023 is Aveleijn overgestapt naar een nieuw ECD: ONS van Nedap. Deze overstap is voor ons veel meer dan ‘alleen’ een overstap naar een nieuw systeem. We leggen graag uit waarom en wat er allemaal aan vooraf ging.

Voortraject
De voorbereiding voor dit traject begon in juni 2021 met de vraag van de ECD-commissie aan de Raad van Bestuur om een marktonderzoek. Dit onderzoek was bedoeld om de alternatieven voor het huidige ECD en het cliëntportaal, die beter aansluiten bij onze visie en werkwijze, te verkennen. We deelden ervaringen met andere gehandicaptenzorgorganisaties: Zuidwester, Sovak, Frion en Cures. Na een eerste scan, waarbij adviesbureau M&I/Partners ons heeft geholpen, kwamen we uit bij vier mogelijke oplossingen. Met deze vier leveranciers organiseerden we uitgebreide ‘ECD-proeverijen’. Dit betekende vier intensieve dagen lang met een groep van zo’n 30 collega’s, vooral gebruikers, heel kritisch kijken naar de verschillende oplossingen. Daarnaast organiseerden we cliëntportaal proeverijen met ongeveer cliënten en mensen uit het netwerk van cliënten, zowel professioneel als informeel. Alle voor- en nadelen werden afgewogen en uiteindelijk besloot de Raad van Bestuur in oktober 2022 tot de overstap naar ONS en Caren van Nedap.

Implementatie
Het implementatieproject begonnen we met de dromen van cliënten, verwanten, begeleiders, behandelaren, administratie en ICT. Belangrijk uitgangspunt daarbij vormden de strategie en de visie van Aveleijn op de toekomst van de zorg. Deze visie is samengevat in ‘drie S-en’: versterken van de spelers, samenspel en samenleving. We wilden een systeem dat ondersteunt in het contact tussen medewerkers, cliënten en hun netwerk en een systeem dat medewerkers écht helpt in het dagelijks werk. Eén woord stond daarbij centraal: EENVOUD. Deze dromen en de visie op zorg vertaalden we vervolgens naar een compact projectdoel. Op één poster noteerden we wat we graag wilden bereiken met het project. Er is verder geen uitgebreid plan van aanpak aan te pas gekomen. Ook hier gold de eenvoud.

We realiseerden ons dat voor het implementeren van een nieuw systeem een ‘knoppentraining’ alleen niet genoeg is. Ons bestaande trainingsprogramma OPtimaal gebruikten we om in het najaar van 2022 en het voorjaar van 2023 onze teams voor te bereiden op de komst van het nieuwe ECD. Dit trainingsprogramma zetten we ook na 1 juni voort. Binnen OPtimaal staat onze methodische cirkel centraal. In deze cirkel, de vertaling van methodisch werken, staan de vijf stappen die je samen zet bij Aveleijn. Cliënten dachten actief mee bij de totstandkoming van deze cirkel. Ook stonden we stil bij 'gewoonten', gebaseerd op wetenschappelijke studies uit het boek The power of habit van Charles Duhigg. Routines sturen onbewust sterk ons dagelijks handelen. Hoe kunnen we deze routines beïnvloeden en gebruiken, zodat het ECD altijd up-to-date is?

Eigenaarschap en teamdoelen
In een dergelijk traject is eigenaarschap erg belangrijk. Alle teams formuleerden daarom hun eigen teamdoelstelling voor het nieuwe ECD. We vroegen de teams wat zij zelf ‘extra’ wilden bereiken met de komst van het nieuwe systeem. Veel teams gaven aan dat ze zichzelf wilden verbeteren in begrijpelijk rapporteren of dat ze de zorgplannen samen met cliënten weer up-to-date wilden maken. We hebben de tijd ook benut om alle begeleiders nog weer eens een opfristraining in methodisch werken te geven: hoe kom je samen met je cliënt tot een overzichtelijk aantal passende doelen en hoe rapporteer je begrijpelijk.

Projectteam
Eind 2022 startte het projectteam met diverse werkgroepen met de inrichting, onder de deskundige begeleiding van procesbegeleider Annemieke Mintjes en met Quattri als implementatiepartner. De basis van de scrum methodiek, in combinatie met de sturing en ervaring van Quattri, zorgden ervoor dat we op tijd en met veel enthousiasme in de werkgroepen en de organisatie, de voorbereiding voor de overstap konden organiseren. Het projectteam bestond uit ongeveer twintig collega’s vanuit de verschillende disciplines: begeleiders, behandelaren, een BI specialist, secretaresses, zorgadministratie en cliëntadvies. Tijdens negen projectdagen, waar we allemaal op één locatie samenwerkten, is 80% van de inrichting gedaan. De gemaakte keuzes toetsten we in online en fysieke reviewbijeenkomsten.Binnen het project was een belangrijke rol weggelegd voor de product eigenaren. Deze rol werd met verve bekleed door Wilma Elfrink, zorgmanager binnen Aveleijn, in nauwe samenwerking met Teun van Baaren, ICT manager. Zij waren het grootste deel van de projectbijeenkomsten aanwezig, om vanuit de kaders het projectteam te sturen en te bevestigen bij belangrijke inrichtingskeuzes.

Cliënten en hun netwerk
We vonden het belangrijk dat cliënten en hun netwerk direct betrokken en bevraagd werden in het project. In elk team dachten zij mee bij het opstellen van de teamdoelstelling. Daarnaast waren de ervaringsdeskundigen van Team SAM nauw betrokken vanaf de proeverijen tot en met de inrichting van het systeem.ECD-coaches en ECD-taakhoudersDit voorjaar zijn de ECD-coaches opgeleid in het nieuwe ECD. De ECD-coaches zijn acht ervaren begeleiders en secretaresses met affiniteit met het ECD. Zij gaven de trainingen aan alle (persoonlijk) begeleiders, secretaresses en behandelaren en hielpen met het omzetten van de bestaande plannen. Een deel van de ECD-coaches blijft na het implementatieproject in deze rol, om ook nieuwe medewerkers in te werken en daar waar nodig de teams en de ECD-taakhouders in de teams te ondersteunen in het gebruik van het ECD.

Plezier en zorg voor elkaar
Plezier in het werk en zorg voor elkaar was een belangrijk aandachtspunt tijdens het hele traject. Het in gebruik nemen van een nieuw ECD is een mega klus voor een organisatie. Met serieuze (financiële) risico’s. Voor veel mensen in het team dus een spannende tijd. Een gevleugelde uitspraak van de producteigenaren was: “We willen met iedereen de eindstreep halen.”Concreet werd dit vormgegeven doordat we alle bijeenkomsten begonnen met een ‘check in’: even bewegen, iets grappigs om ‘te landen’ in de vergadering of een persoonlijke vraag om elkaar en elkaars context beter te leren kennen. Tussentijdse successen en mijlpalen vierden we met elkaar en er was onder begeleiding van onze facilitator veel aandacht voor de evaluatie van het proces, in scrum heet dit een retrospective. Hoe is het gegaan, hoe heeft iedereen het ervaren, wat zijn verbeterpunten maar juist ook wat zijn dingen waar we trots op zijn en willen we juist ook benoemen en versterken.

Communicatie
De communicatie over en rondom het project vond plaats via vaste kanalen en vindplaatsen zoals de themapagina's. Aan (digitale) vormgeving is, met dank aan vormgever Marloes Brokers, van Mooilucht, veel aandacht besteed. Door een eigen frisse project-‘huisstijl’, met vaste kleuren en foto’s was al onze communicatie direct herkenbaar. Zeker voor het omzetten van de plannen, niet altijd het meest inspirerende klus, hebben we geprobeerd om heldere en mooie stappenplannen te maken. Dat gaf al direct vertrouwen als de ‘cursisten’ in het trainingslokaal binnenkwamen.

Focus
De focus op dit project binnen de hele organisatie heeft enorm geholpen. Bij de begrotingsgesprekken voor 2023, in de zomer van 2022 gaven we al op globaal niveau aan hoeveel tijd er nodig zou zijn om dit project op een goede manier te laten verlopen. Het trainen van medewerkers, het overzetten van plannen, het participeren van collega’s in werkgroepen, dit vroeg veel tijd. Een aantal (ICT)- projecten is in de tijd iets uitgesteld. Zodat er in de organisatie, van Raad van Bestuur tot in de teams voldoende aandacht aan dit project kon worden gegeven. Aan de andere kant heeft het ECD-project er ook voor gezorgd dat op tal van andere onderwerpen, weer opnieuw de aandacht werd gevestigd, denk aan de registratie van onvrijwillige zorg en incidentmeldingen.

Deel 2 najaar 2023
De overstap naar ONS voor onze medewerkers is het eerste deel van het project. In het najaar volgt het tweede deel. Dan introduceren we het cliëntportaal caren bij al onze cliënten en hun netwerk. Dit doen we door op al onze 90 locaties bijeenkomsten te houden voor medewerkers, cliënten en het netwerk van onze cliënten. We beginnen met de teamdoelstellingen, die de teams zelf hebben geformuleerd. Hoe kunnen we (nog) beter met elkaar samenwerken: begeleiders, behandelaren, cliënt en het netwerk? Hoe kunnen we caren en methodisch werken hiervoor inzetten? En welke afspraken moeten we dan nog verder met elkaar maken? Cliënten van Team SAM en onze cliëntenhelpdesk gaan zelf de uitleg verzorgen over caren en wat het voor je kan betekenen.